Assistant Administratif et Comptable H/F

Organisme de formation alliant excellence académique et alternance en entreprise, Alternis Business School propose des formations dans les domaines du Management, des RH, de la Finance, de la Supply Chain, du Marketing et dans le Management du Vin. La totalité de ces programmes figurent parmi les meilleurs au classement régional et national Eduniversal.

L'établissement s'inscrit donc dans une démarche éducative et d'apprentissage hyper-qualitative en prenant en parallèle le soin d'accompagner ses étudiants de manière personnalisée dans leur recherche d'alternance.

Ainsi, nos étudiants bénéficieront en classe réduite d'intervenants figurant parmi les plus grands spécialistes de leur industrie en intervenant en parallèle pour des entreprises leader dans leur secteur d'activité.

En charge de fonctions administratives, organisationnelles et comptables de l'Ecole, sous la supervision de la Responsable Administrative et Pédagogique et du Directeur de site.

Missions d'administration

- Vérification des dossiers étudiants et relance des pièces manquantes

- Vérification des dossiers intervenants et relance des pièces manquantes

- Rédaction et envoi des contrats pour signature auprès du formateur et signature

avec la direction d'ALTERNIS

- Mise à jour des documents administratifs

- Envoi des certificats de scolarité

- Création des cartes étudiantes

- Classement / création de dossiers administratifs (ex : copie d'examen)

Missions de Logistique Administrative

- Réserver les hôtels/ trains des intervenants et demander l'accord à la Direction pour validation du paiement

- Gestion des salles de cours sur Hyperplanning

- Dépôt des contenus pédagogiques sur Hyperplanning (support de cours et syllabi)

- Commande de fournitures (café- gobelet - mobilier - bureautique etc.)

- Création des boites mails des étudiants, des intervenants et des collaborateurs et envoi des identifiants (si besoin générer des nouveaux mots de passe)

- Réservation des animations prévues pour les étudiants (séances de Futsal via l'application LE FIVE...)

- Organisation des cours en distanciel

- Potentielle participation aux salons et événements internes/externes

Missions comptables

- Réceptionner, classer les factures dans le tableau de suivi Excel

- Vérifier les heures et taux horaires des intervenants sur Hyperplanning et envoyer les données salaires des intervenants au cabinet comptable

- Réceptionner et enregistrer les notes de frais des intervenants et des collaborateurs

- Emission des factures clients, sur base des informations données par le Responsable comptable, suivi des encaissements et relances

- Emission des certificats de réalisation des apprenants via Edusign/Hyperplanning, aux fins de facturation des OPCOs

Mission relative aux Admissions

- De façon très ponctuelle, prospection commerciale (lycées partenaires, étudiants...).

Savoir

- Compétences bureautiques : Office (Excel, Word, PowerPoint), Canva, Réseaux sociaux

- Bon niveau de communication orale et écrite

- Gestion administrative, logistique et comptable

Savoir-faire

- Organisation, rigueur, anticipation et polyvalence

- Capacité d'analyse

- Maîtrise des procédures

- Travail en mode projet

Comportement

- Très bon relationnel et sens de la communication

- Rigueur et sens du détail, fiabilité et discrétion

- Dynamisme et prise d'initiative

- Coopération et esprit d'équipe

- Grande maturité